Dlaczego nawet dobrze zaplanowane eventy wpadają w chaos?

Z zewnątrz wszystko wygląda dobrze.

Jest harmonogram.

Potwierdzone miejsce wydarzenia.

Gotowy scenariusz.

Wybrani partnerzy.

Budżet zaakceptowany.

Na papierze wszystko powinno przebiec bez problemu.

A jednak właśnie w dniu realizacji często pojawia się chaos.

Opóźnienia.

Nerwowe telefony.

Zmiany w ostatniej chwili.

Kolizje między zespołami.

Elementy, które wzajemnie sobie przeszkadzają.

I bardzo często problem nie wynika z jakości dostawców.

Zaczyna się dużo wcześniej.

Najczęściej od komunikacji.

Event to nie zbiór osobnych usług

Przy większych wydarzeniach za realizację odpowiada wiele stron:

• agencja eventowa
• partner techniczny
• firma odpowiedzialna za dekoracje lub scenografię
• catering
• obsługa miejsca wydarzenia
• operatorzy multimediów
• fotografowie i ekipa wideo
• hostessy i obsługa gości

Każdy odpowiada za własny zakres.

I samo w sobie nie jest to problemem.

Problem pojawia się wtedy, gdy każdy pracuje wyłącznie w swoim obszarze, bez pełnego obrazu całego wydarzenia.

Bo event nie jest zbiorem osobnych usług.

To jeden organizm.

I jeśli jego elementy nie są ze sobą zsynchronizowane, problemy pojawiają się bardzo szybko.

Czasem wystarczy jedno niedopowiedzenie

Brak komunikacji nie zawsze oznacza duży organizacyjny chaos od samego początku.

Czasem zaczyna się od pozornie drobnej rzeczy.

Podczas jednej z realizacji mieliśmy sytuację, w której tuż przed wydarzeniem osoba odpowiedzialna za dekoracje podeszła do naszego zespołu z prośbą o doświetlenie elementów scenografii.

Z jej perspektywy było to naturalne.

Dekoracja miała wyglądać dokładnie tak, jak została zaplanowana.

Problem polegał na tym, że po naszej stronie taka informacja nigdy wcześniej się nie pojawiła.

Nie było tego w ustaleniach.

Nie było tego w zakresie realizacji.

Nie było tego również uwzględnionego w budżecie.

A takie rzeczy nie sprowadzają się do prostego „czy możecie coś dołożyć”.

Dodatkowe oświetlenie oznacza:

• odpowiedni sprzęt
• dostępne zasilanie
• czas na montaż
• miejsce na bezpieczne ustawienie opraw
• możliwość szybkiej integracji z resztą realizacji

Na szczęście, jak zawsze, mieliśmy przygotowane zapasowe rozwiązania techniczne.

Dzięki temu udało się szybko zareagować, doświetlić dekoracje i uratować końcowy efekt wydarzenia – bez dodatkowego stresu dla organizatora.

Ale ta sytuacja dobrze pokazuje coś ważnego.

Problemem nie był brak zaangażowania czy zła wola po którejkolwiek stronie.

Problemem było to, że różne firmy pracowały na innym zestawie informacji.

I właśnie z takich drobnych niedopowiedzeń najczęściej rodzi się chaos.

Dekoracje mogą utrudnić techniczną realizację

To zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać.

Świetny projekt scenografii na wizualizacji nie zawsze oznacza, że będzie dobrze działał podczas realizacji.

W praktyce okazuje się czasem, że dekoracje:

• zasłaniają ekran
• ograniczają widoczność sceny
• blokują ustawienie oświetlenia
• utrudniają montaż nagłośnienia
• ograniczają dostęp techniczny

I co ważne – najczęściej nikt nie zrobił nic „źle”.

Po prostu zabrakło wspólnego planowania.

Catering też wpływa na przebieg wydarzenia

To temat często niedoceniany.

A ma realny wpływ na organizację.

Przykłady?

Stoły ustawione w sposób, który:

• utrudnia pracę kamer
• ogranicza komunikację na sali
• blokuje przejścia techniczne
• koliduje z wejściami prelegentów
• utrudnia płynny przebieg programu

Każda decyzja organizacyjna wpływa na inne elementy wydarzenia.

Miejsce wydarzenia nie zawsze zna realne potrzeby techniczne

Na etapie ustaleń wiele rzeczy wydaje się prostych.

„Nie będzie problemu.”

„Takie wydarzenia już tutaj były.”

„To da się zrobić.”

A później pojawia się rzeczywistość:

• ograniczone zasilanie
• trudny transport sprzętu
• brak odpowiedniego czasu na montaż
• ograniczenia wysokości
• utrudniony dostęp techniczny

I nagle harmonogram przestaje się spinać.

Największy problem?
Każdy ma inną wersję tego samego eventu

To jeden z najczęstszych powodów chaosu.

Agencja rozmawia z klientem.

Partner techniczny dostaje część informacji.

Firma scenograficzna inną.

Catering opiera się na własnych ustaleniach.

Obsługa miejsca interpretuje sytuację po swojemu.

W efekcie każdy pracuje na trochę innym obrazie wydarzenia.

A to niemal zawsze prowadzi do problemów.

Problemem nie są dostawcy, Problemem jest brak koordynacji

To bardzo ważne rozróżnienie.

W wielu przypadkach wszystkie zaangażowane firmy są kompetentne.

Każda dobrze wykonuje swoją część pracy.

Chaos nie wynika z braku profesjonalizmu.

Wynika z tego, że nikt nie połączył wszystkich elementów w jedną spójną całość.

Profesjonalna realizacja to wspólny obraz wydarzenia

Najlepiej działające eventy nie zawsze mają największy budżet.

Ale niemal zawsze mają dobrą koordynację.

To oznacza:

• jasny przepływ informacji
• wspólne założenia
• spójny harmonogram
• zrozumienie wzajemnych zależności
• szybkie podejmowanie decyzji

Dobra realizacja zaczyna się wtedy, gdy wszyscy pracują na tym samym planie.

Dlatego najlepiej zrealizowane eventy wyglądają na proste

Bo chaos został wyeliminowany wcześniej.

Na etapie ustaleń.

Planowania.

Koordynacji.

Komunikacji.

To właśnie dlatego najlepiej przygotowane wydarzenia sprawiają wrażenie lekkich i naturalnych.

Choć w rzeczywistości są efektem bardzo dobrej współpracy wielu zespołów.

Dobrze zrealizowany event to efekt współpracy, nie przypadku.

Największe problemy rzadko wynikają z jednego błędu.

Najczęściej pojawiają się wtedy, gdy poszczególne elementy wydarzenia nie są ze sobą odpowiednio skoordynowane.

Jeśli organizujesz wydarzenie, w którym istotne są bezproblemowa realizacja i efektywna współpraca wszystkich partnerów, pozostajemy do dyspozycji.