Co naprawdę dzieje się zanim otrzymasz ofertę na realizację eventu?

Z perspektywy klienta wygląda to zwykle dość prosto.

Wysyłasz zapytanie.

Podajesz termin.

Kilka podstawowych informacji.

Czekasz na ofertę.

I to jest całkowicie naturalne.

Problem polega na tym, że dobrze przygotowana oferta techniczna bardzo rzadko jest po prostu szybką wyceną.

Bo profesjonalna realizacja eventu nie zaczyna się od wysłania listy sprzętu.

Zaczyna się dużo wcześniej.

Oferta to nie cennik

To jedno z największych nieporozumień.

Dobra oferta nie polega na szybkim wpisaniu kilku pozycji i podaniu ceny.

Żeby przygotować sensowną propozycję, trzeba najpierw zrozumieć wydarzenie.

Bo konferencja dla 200 osób może oznaczać zupełnie różne realizacje.

To może być:

• klasyczne wydarzenie biznesowe
• gala firmowa
• premiera produktu
• wydarzenie z częścią artystyczną
• event z multimediami
• realizacja hybrydowa

A każda z tych sytuacji oznacza inne potrzeby.

Wszystko zaczyna się od pytań

Zdarza się, że zapytanie wygląda mniej więcej tak:

„Poproszę ofertę na konferencję dla 200 osób.”

I to jest dobry początek.

Ale żeby przygotować realną ofertę, potrzebne są szczegóły.

Na przykład:

• gdzie odbywa się wydarzenie?
• jaki jest układ sali?
• ile osób występuje?
• ile potrzeba mikrofonów?
• czy będą prezentacje?
• czy pojawią się materiały wideo?
• czy potrzebne są ekrany?
• czy przewidziana jest transmisja?
• ile czasu jest na montaż?
• czy w wydarzeniu są dodatkowe elementy sceniczne?

Bez tych informacji wycena byłaby po prostu zgadywaniem.

Sprawdzany jest nie tylko sprzęt

To coś, czego często nie widać.

Przygotowanie oferty to nie tylko dobór techniki.

To również:

• sprawdzenie dostępności terminu
• wstępne planowanie zespołu
• analiza logistyki
• ocena czasu potrzebnego na montaż
• uwzględnienie zabezpieczeń technicznych
• sprawdzenie, czy założenia są realne

Bo dobra realizacja zaczyna się od dobrego planu.

Termin to coś więcej niż data w kalendarzu

To bardzo ważne.

Z perspektywy organizatora termin to po prostu dzień wydarzenia.

Z perspektywy realizacji oznacza to znacznie więcej.

To planowanie:

• dostępności sprzętu
• pracy zespołu
• transportu
• przygotowań
• innych realizacji odbywających się w tym samym czasie

Dlatego nagła zmiana terminu to często nie drobna korekta.

To konieczność ułożenia wszystkiego od nowa.

Czasem oferta to już realna praca projektowa

Są wydarzenia, przy których przygotowanie oferty wymaga znacznie więcej niż standardowej wyceny.

Zwłaszcza gdy zakres obejmuje:

• niestandardowe miejsce
• rozbudowaną scenografię
• multimedia
• skomplikowaną logistykę
• wiele współpracujących firm

W takich przypadkach oferta jest już początkiem realnego planowania wydarzenia.

A potem bywa różnie

To naturalna część tej branży.

Czasem po wysłaniu szczegółowej oferty kontakt po prostu się urywa.

Czasem termin nagle się zmienia.

Czasem zakres wydarzenia okazuje się zupełnie inny niż na początku.

I to się zdarza.

Ale dobrze pokazuje jedną rzecz.

Przygotowanie oferty to nie automatyczna odpowiedź.

To realna praca.

Dobra współpraca zaczyna się już na etapie zapytania

Im więcej informacji na początku, tym lepsza i trafniejsza może być oferta.

I tym spokojniejsza późniejsza realizacja.

Bo dobra współpraca zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu wydarzenia.

Dobrze przygotowana realizacja zaczyna się od dobrze przygotowanej rozmowy.

Im lepiej rozumiemy wydarzenie na początku, tym większa szansa na spokojną, przewidywalną i dobrze zaplanowaną realizację.

Jeśli planujesz konferencję, galę lub wydarzenie firmowe – chętnie porozmawiamy o Twoim projekcie.